這是2016年當(dāng)時我還在一家工廠(chǎng)做女鞋時，一位國外客戶駐中國分公司的總經理，同時也是該公司亞太地區的總經理，一個台灣女士Jessica.
當時聽瞭(le)這個培訓就感覺醍醐灌頂，可惜之後的幾年裏並(bìng)沒有真正融入骨子裏，内化成自己的思想和習慣。
多年後再在硬盤裏看到這篇筆(bǐ)記，仍然覺得非常适用於(yú)當下的外貿業務工作。
回顧當(dāng)時所有工作中的細節，其實這個客戶有一整套自己管理各個供應鏈工廠(chǎng)的SOP流程，包括樣鞋的開發流程，以及小到樣鞋寄出時的小細節比如鞋底不要打洞。
隻是自己當(dāng)時剛剛入行不懂鞋子，很不專業，所以被這個客戶虐到不行，後面甚至被公司認爲自己不适合做外貿業務而被轉單(dān)證崗。
如今看來，還是自己當時思維上的欠缺，以及缺乏能快速摸清一個行業或一種産(chǎn)品它本身的底層(céng)通用知識點的能力。
分享出來(lái)，讓(ràng)自己時刻自省，同時也與大家一起共勉，努力。
所有的郵件隻有五個功能：
Function: To report of your work or status of a solution
Report: To request a confirmation or approval
Request:To remind of action,or you can say push
Reminder:To re-confirm of what you have discussed
Information:To pass information
寫郵件之前可以先大概先參考這1F-3R-1I,自己此封郵件的意圖是什麽。
1S+4W+1H
Subject:How to name a clear subject
Who:To /CC/BCC(密送) expect actions or reply
What:Clear explain what
Why:Must explain why
When:When to write?When to expect reply?
(不要在深夜寫郵件/星期五下午不要寫郵件，建議在每天早上集中處(chù)理郵件， 因爲早晨的頭腦比較(jiào)清醒，思維有條理。
/如果郵件内容很緊急，建議不要使用ASAP，可以告訴客戶你需要在哪一天得到此郵件的回複。比如：訂(dìng)單(dān)如果在這一周發過來，交期可以按客人的要求，如果訂(dìng)單(dān)這一周沒有發過來，交期需要另外商讨)
How:Solutions and options (For a problem)
Jessica很讨厭兩個(gè)中國(guó)人之間英文郵件來來回回寫。
（除非有訂(dìng)單(dān)或樣品單(dān)必須用郵件發）
能打電(diàn)話(huà)說清楚的，就不要寫郵件。
1S= SUBJECT
Subject:Clear subject(主題(tí)要明確(què)，越詳細越好)
Report? /Request or Remind,or Re-confirm?
Project or proto?/Delay or Quality problem?
Bad example:
Construction plan
Trip March
Test fail
Sample 2569019/A XX XX Proto
Delay Problem
Good example:
Construction Plan lady 20161
Developer Trip plan for 2015 March
Quality problem:Fail test of XX order 261XXX in MXX shoes
XX XX Proto:FioXX lace 201XX Delay
ETD Delay XX order 285XX in FenXX
2.Who and What
a.Who are you? For new receiver,introduce yourself.
(對於(yú)第一次聯系的人，請在郵件中主動(dòng)介紹自己)
b.Who to write to ?
To: Direct person to handle or respond
(誰是你最直接的對(duì)口人，寫給最能直接回複(fù)你的問題的人。)
CC:To know about it(隻(zhǐ)需要知道此信息的人)
BCC: For secret info（密送。比如你和老闆談好給(gěi)一個(gè)客戶折扣的價格，寫郵件告訴客戶，但你不想讓客戶知道你這封郵件有寫給(gěi)老闆）
WHAT:
1.Correct attitude
2.Clear explain
3.Use points 1,2,3
(比如你想和客戶(hù)申請(qǐng)交期延誤，可以寫：
因爲(wèi)以下原因需申請(qǐng)延期一周
1.因爲G20,原材料緊缺，原材料耽誤瞭(le)時間(jiān)
2.G20之後(hòu)，又因爲台風(fēng)，運輸不是很及時）
3.How
How=Options + Solutions +Help+Hope
(永遠隻有這三個點：Price,Quality,ETD)
When a problem happen,Must give options and solutions
（當一個問題發生時，必須要給出解決方案或選擇方案）
If not,show that you are getting help
（如果沒有，那麽告訴客人你正在想辦法解決）
If no help,give them hope
（如果沒有，那就告訴客人你會在什麽時間内回複他這個問題）
(比如：XX之前要求一個工廠(chǎng)某款鞋子用YKK拉鏈（該設計師很喜歡這款拉鏈），結果YKK說該款拉鏈有嚴重氧化問題，不能提供。當(dāng)時Sunny一聽這個消息想要馬上寫郵件給國外讓他們取消這個拉鏈。）
但Jessica的處(chù)理意見(jiàn)爲：
1.寫明原因-寫郵件告訴國外，YKK一直以來是良心企業，至今爲止未發過一起特别嚴重的YKK拉鏈質量問題。所以YKK主動(dòng)提出他們無法提供此款拉鏈問題因爲氧化問題，因爲嚴重氧化問題會傷害兒(ér)童安全問題。
2.提供方案-既然不能用此款拉鏈，YKK說有一款拉鏈和此款拉鏈外形相似，而且在其他工廠(chǎng)非常受歡(huān)迎，如圖，請告知能否接受此款拉鏈。
3.預測(cè)措施-因爲兩款拉鏈價格不一樣，用之前那款拉鏈的鞋子價格是$$$,用現在這款拉鏈的鞋子價格爲$$$,請確(què)認價格是否可以接受。
當一件事情發生後，不要慌裏慌張，要冷靜想原因，從(cóng)理-法-情層(céng)面一一解釋，再提供具體解決方法。
如：
如果客人說這款鞋子價(jià)格很貴(guì)，你可以和他講理由：
1.價(jià)格貴(guì)是因爲拉鏈是YKK的
2.大底是TPR的
3.這個(gè)面料PU是指定供應商，40元一米能符合歐洲環(huán)保要求的
所以價(jià)格很貴(guì)，如果你覺得不滿意，
我們把拉鏈(liàn)換(huàn)成普通拉鏈(liàn)可以嗎？
這個面料我們可以從(cóng)市場(chǎng)上找相似的面料可以嗎？
如：
打樣效果很好，大貨(huò)做不出來(lái)→不要和樣品室吵，去找你的老闆
打樣進(jìn)度很慢，自己催沒有效果後(hòu)→不要和樣品室吵，去找你的老闆
Jessica的郵件，自己轉告老闆，再來(lái)回複(fù)。
而不是由老闆直接打電(diàn)話給(gěi)Jessica.
郵件寫得好=成功
郵件寫不好=失敗
一名合格的外貿業務員：
要寫的一手好郵件
要更加懂鞋子專業知識
要更加懂外貿，增強自己的實力
郵件中需要避免的問題：
Argue or Fight in email
For things that are not settled,don’t argue in a email back and forth.Just pick up the phone and talk about it.
(不要在郵件中和客戶吵架或争論，如果一件事情郵件來來回回超過四次， 就不要寫郵件瞭(le)直接打電(diàn)話說清楚)
Over 3 times reply,please just call or talk.
(超過3次回複(fù)，直接打電(diàn)話)
Meaningless:
For things that can be easily said,don’t write.For example:
Arrange car for me,buy lunch for me....
(能清楚說(shuō)得清楚的，就不要寫郵件瞭(le))
Avoid Responsibility:
Pass you own issue to your boss,without saying anything or suggestion.
Remember,you work for your boss,not the other way around.
Big size photo
(郵件中附件100KB,200KB可以，超過1MB的附件就要考慮不要發(fā)瞭(le))
Wrong spelling
(如：客人問有這個(gè)楦頭有沒有大貨，回複(fù)Existed lasting 寫成 Excited lasting)
Long story. Don’t know what you want.
(郵件正文不要長篇大論)
Give wrong answer = difference culture.Joke.
(注意國與國之間的文化差異，不要理解錯(cuò)瞭(le)客人的玩笑話)
Cheat chat or Feeling
(不要在郵件中與客人聊天，如How are you,那裏(lǐ)天氣怎麽(me)樣)
Emotional
(寫郵件不要有情緒化。
比如Jessica很讨厭郵件後面帶(dài)感歎号，特别是有時候甚至有三四個(gè)感歎号)
Wrong person
(發郵件時一定要仔細核對(duì)收件人地址，千萬不要寫錯(cuò)收件人，特别是不同客戶同名字)
PS.
郵件字體(tǐ)建議Times New Roman 和 Calibri，字号爲(wèi)12.
如果一件事情用以上字體和字号一張A4紙都打印不下，就說(shuō)明你太啰嗦瞭(le)。
需要删減郵件内容。
補充知識：
Invoice: To get paid,to receive payment.
(Invoice的用途是用來(lái)接收付款的)
Credit Note: To pay out
(Credit Note的用途是客戶(hù)用來(lái)扣款的)
Debit Note：To get paid,is informal invoice
(Debit Note 是非正式的用來(lái)請款單(dān))
Discount
Product Development:
Outsole/last Ok →Pattern Ok→Color combination\
(大底/楦頭沒(méi)問題(tí)→刀模沒(méi)問題(tí)→材料色卡沒(méi)問題(tí))
吊牌，價(jià)格，碼(mǎ)數，材料，圖片
Make sure this is followed up and checked.
(XX樣品挂XX專用挂牌，要有價(jià)格，鞋碼(mǎ)，材料型号)
（來源：外貿原力）